ELEMENTS DU DEBAT

Le débat porte sur le candidat et l'électeur, alors il faut structurer le débat pour honorer le premier et responsabiliser le second. Selon la façon dont vous organisez l'événement, vous aurez des opportunités avant, pendant et après votre débat. Vous devez contacter les candidats au sujet des plans pour le débat dès que vous avez fixé la date, l'heure et le lieu. Voir l'annexe pour un exemple d'e-mail de premier contact. Vous pouvez fournir le Mémorandum d'entente (ME), qui énonce presque tous les éléments du débat, une fois qu'ils ont manifesté leur intérêt à participer mais avant qu'ils n'aient signé, afin de partager les attentes.

Nous vous recommandons fortement de déterminer les éléments du débat avant de parler avec les campagnes électorales. Il peut être utile de rappeler aux candidats et au personnel de la campagne que tout ce que vous faites, y compris la manière dont vous organisez l'événement, vise à faire avancer votre mission. Ces conseils s'étendent aux dates, aux lieux et à l'heure, ainsi qu'au format, aux modérateurs, aux billets et au public, entre autres aspects. La raison derrière cette position est de définir les bases et le ton du déroulement du débat, et de démontrer que les personnes qui se présentent pour une fonction publique devraient débattre en public. Utilisez votre meilleur jugement pour déterminer quels éléments, le cas échéant, pourraient être flexibles lorsque vous interagissez avec les candidats, toujours dans le but de fournir aux électeurs des informations significatives et de traiter équitablement tous les candidats et toutes les campagnes.

Vous trouverez une feuille de travail sur le ME en annexe. Utilisez-le comme guide. Vous pouvez consulter l'exemple de ME en annexe pour en avoir une idée une fois tous les éléments décidés. Ces détails peuvent être plus que nécessaires pour les débats locaux et doivent varier pour s'adapter à votre événement. Par exemple, vous n'êtes pas obligé de décrire si les candidats se serrent la main, mais vous pouvez, si les candidats le demandent, inclure ce détail. Il peut également y avoir des détails que vous souhaitez inclure mais qui n'ont pas été mentionnés. Par exemple, les organisateurs de débats ou de forums interdisent généralement aux candidats d'apporter ou de distribuer du matériel de campagne sur le site. Cet élément pourrait figurer dans votre ME s'il n'est pas clairement indiqué ailleurs.

MODÉRATEURS ET PANELISTES

Le modérateur est la personne qui ouvre et ferme le débat et peut ou non poser des questions. Un panéliste est quelqu'un qui pose des questions aux candidats lors du débat. Il peut également y avoir une personne désignée pour apporter un micro aux membres de l'auditoire qui posent une question, si cela fait partie de votre format de débat. Vous travaillerez avec le modérateur et les panélistes pour discuter des questions à poser. Ils vous aideront à élaborer les questions et travailleront avec vous sur le calendrier de l'événement, comme indiqué dans le mémorandum d'entente.

Pour la sélection des modérateurs et des panélistes :

•       Demandez aux hôtes, co-hôtes et partenaires des suggestions.

•       Passez en revue ces suggestions et affinez-les jusqu'à vos trois à cinq premiers.

•       Lorsque vous prenez des décisions finales, tenez compte du sexe, de l'âge, de la race, du délai passé et de la familiarité avec la communauté, de la stature dans la communauté, de l'expérience en matière de modération de débats, de la réputation d'impartialité et tout autre critère que vous jugez important pour un débat équitable et étoffé.

Ce conseil de la Washington State Debate Coalition souligne l'importance de la sélection des modérateurs pour le succès d'un débat:

La qualité de votre modérateur peut faire ou défaire un débat. Les modérateurs ayant une expérience en journalisme sont parmi les meilleurs. Leur travail consiste à poser les questions difficiles et de savoir comment assurer le suivi. De plus, de nombreux journalistes ont de l'expérience avec la modération. Demandez-vous quels journalistes vivent dans votre communauté et/ou couvrent les problèmes de votre communauté ? Considérez les blogueurs, les chroniqueurs, les éditorialistes, les présentateurs de nouvelles, les animateurs de talk-show, etc.

Être en mesure de recruter des personnes de votre communauté que d'autres membres de la communauté, y compris les candidats, reconnaissent et respectent contribuera grandement à un débat informatif et réussi. Les anciens élus, les juges à la retraite, les avocats et les universitaires sont tous des options raisonnables.

Prévoyez du temps à passer avec vos modérateurs et panélistes. Familiarisez-les avec l'organisation hôte et sa mission, ainsi que les objectifs de l'événement. Passez en revue le ME avec eux afin qu'ils sachent quels sont les paramètres qui ont été définis avec les candidats et qui régiront le déroulement de l'événement. Assurez-vous de leur laisser le temps de vous poser des questions pour qu'ils comprennent bien vos attentes.

Les modérateurs développeront un script pour ouvrir et clôturer le débat. Le script comprendra des rappels au public sur l'étiquette, qui présente le débat, un remerciement pour le site pour leur aide, un remerciement pour les candidats pour leur participation, une description de la façon dont les questions ont été élaborées et toute autre divulgation ou déclarations appropriées à l'événement spécifique.

CANDIDATS

Après avoir choisi la course, la date et le lieu de votre débat, identifiez qui, dans votre équipe, sera le contact principal avec les candidats. Ensuite, prévoyez de contacter les candidats pour leur faire savoir ce que vous prévoyez et que vous aimeriez leur parler de leur participation. Utilisez les coordonnées que vous avez recueillies au début du processus de planification pour appeler et envoyer un courriel au candidat, au directeur de campagne et à la personne chargée des communications. Confirmez l'orthographe du nom et du titre actuel du candidat ainsi que la personne de la campagne qui sera votre contact principal. Lorsque des questions et des préoccupations surviennent, vous devrez avoir un point de contact unique pour éviter toute confusion pouvant provenir des couches de personnel.

Si vous ne recevez pas de réponse ou si vous ne parvenez pas à communiquer directement avec une campagne après environ une semaine d'envoi d'e-mails et de messages vocaux, essayez d'identifier d'autres personnes ou organisations de votre réseau ou de votre communauté qui pourraient être en mesure de vous aider. Cette personne peut être un membre du parti politique du candidat et qui est prête à faire un appel de suivi, ou une personne qui connaît le candidat personnellement ou professionnellement. Cette étape n'est généralement possible que pour les courses locales. Assurez-vous de documenter vos efforts de contact. Si vous utilisez les médias sociaux ou d'autres outils en ligne, y compris un site Web, faites connaître votre événement et votre intérêt à faire participer tous les candidats qui répondent à vos critères de participation (voir la section Lignes directrices pour la participation des candidats).

Invitations

Envoyez le même courrier d'invitation à chaque candidat individuellement. Cependant, notez qu'une fois tous les participants confirmés, vous leur transmettrez les détails collectivement afin que tout le monde reçoive exactement la même communication. Cette approche réduit la probabilité de divergences dans les informations qu'ils reçoivent. Assurez-vous de mettre en copie les co-hôtes dans vos courriers et de les informer des progrès. Voir l'exemple d'invitation au débat en annexe. Assurez le suivi par téléphone dans la semaine. Assurez-vous de commencer ce processus bien avant la date de votre débat, en particulier parce que les candidats reçoivent souvent plusieurs invitations au débat.

Avant d'appeler, peut-être qu'il vous faudra écrire ce que vous allez dire. Vous devez inclure qui vous êtes, l'organisation ou l'effort que vous représentez, des détails sur le débat, y compris la date, l'heure et le lieu, et que vous espérez un engagement verbal à une date déterminée. Si vous laissez un message vocal détaillé, vous pouvez leur faire savoir que vous ferez un suivi par e-mail. Votre décision de laisser un message vocal détaillé sera prise au cas par cas, mais il est probablement préférable de laisser un simple message vocal et de donner des détails par e-mail.

Vous ne fournirez pas le mémorandum d'entente proposé avec l'invitation par courriel. Les éléments du débat doivent être décrits lorsque vous parlez directement avec la campagne et de préférence lorsque vous organisez un appel virtuel ou une réunion en personne avec tous les candidats ou leurs représentants pour discuter et convenir des éléments du débat dans le mémorandum d'entente.

Une fois que le candidat a accepté, essayer d'obtenir une copie signée du mémorandum d'entente avant la date limite que vous avez fixée. Vous pouvez contresigner ce document et en remettre une copie au candidat. Le consentement par courriel, par opposition à la signature du mémorandum d'entente, est également acceptable, mais assurez-vous qu'il a été lu et compris comme régissant le déroulement du débat.

Les candidats peuvent ne pas dire oui tout de suite. Envisagez de travailler avec vos co-organisateurs et partenaires pour faire connaître publiquement la valeur d'un face à face entre candidats avec un modérateur juste et objectif devant le public qui votera pour eux. Si vous avez des médias en partenariat avec vous, ils peuvent être disposés à écrire sur votre événement et votre espoir que les candidats y participent. Les lettres des résidents à l'éditeur suggérant que les candidats se font face peuvent également être persuasives.

Lignes directrices de la participation des candidats

Les critères de participation doivent être adaptés à l'élection et décidés avant l'envoi des invitations. Cet exemple de politique de participation des candidats couvre les éléments ci-dessous ainsi que d'autres moyens potentiels par lesquels vous pourriez objectivement et de manière non partisane définir des critères de participation des candidats.

REMARQUE

Cette liste contient les éléments d'éligibilité de base à remplir par un candidat afin de participer à un débat. Nous vous encourageons fortement de consulter un avocat si vous avez des doutes. Le candidat doit démontrer sa conformité, mais il peut être invité au débat avant d'être conforme à tous les éléments à condition qu'il comprenne que sa participation est subordonnée à la conformité. Vous pouvez déclarer que vous ferez preuve de bonne foi dans l'application des critères car vous espérez inclure tous les candidats éligibles.

•        Le candidat est légalement qualifié pour occuper un poste.

•        Le candidat a correctement déposé tous les documents requis et est en conformité avec la loi de l'État dans les délais impartis.

•        Dans le cas d'une candidature écrite, le candidat s'est engagé publiquement à se faire élire par la méthode écrite.

•        Le candidat a fourni des preuves d'une campagne électorale, comme :

o   Il a fait une annonce publique de son intention de se présenter ;

o   Il dispose d'un comité légalement enregistré et a déposé des rapports financiers appropriés ;

o   Il dispose d'un quartier général, d'un staff de campagne ;

o   Il dispose d'un site Web avec des énoncés de politique ;

o   Il a fait plusieurs apparitions dans une campagne électorale ;

o   Il a été couvert dans les médias locaux en tant que candidat reconnu

Nous ne recommandons pas l'utilisation des résultats des sondages en tant que critère pour les débats locaux étant donné qu'il est peu probable qu'ils soient organisés. Cependant, si vous prévoyez un débat pour une poste pour lequel des sondages ont déjà été effectués, vous pouvez envisager un critère lié aux résultats des sondages. Il faudra qu'il s'agisse d'un sondage d'opinion public indépendant dans lequel le candidat a reçu au moins 5 % de soutien.

Chaise vide

Si l'un des hôtes est une organisation ayant le statut 501(c)(3), il doit prêter attention à la définition d'un débat comme étant entre deux candidats ou plus, car il est interdit aux entités exonérées d'impôt d'agir d'une manière qui pourrait être considérée comme une contribution à un candidat politique. Si un seul candidat participe, vous compromettez le statut d'exonération fiscale de votre organisation car l'événement que vous organisez avec ce candidat pourrait être interprété comme une contribution politique. Au niveau local, il est déconseillé de poursuivre un débat avec un seul candidat, même si un candidat se retire après avoir donné son accord et qu'un report n'est pas envisageable. Si vous prévoyez de vous trouver dans une telle situation, cherchez des conseils juridiques avant de poursuivre. 

Les règles électorales fédérales incluent un libellé indiquant la volonté de la FEC de ne pas pénaliser les organisations qui poursuivent des débats lorsque les circonstances sont indépendantes de leur volonté, conduisant à un seul candidat disponible pour participer, et sans possibilité de reprogrammer, mais la définition de "indépendante de leur volonté" n'est pas claire. Par conséquent, les débats dits de la chaise vide sont fortement déconseillés. Voir Federal Register Vol. 60 No. 240 (p.64262 re: Structure du Débat et Sélection des Candidats).

PUBLIC ET QUESTIONS

Billet et inscription

Demander aux gens de soumettre des informations afin de s'inscrire pour un billet pour le débat vous permet de vous assurer que votre sensibilisation mène à un public reflétant la communauté desservie par les candidats. Des plateformes comme Google Forms vous permettront de créer et de lancer un tel outil, mais d'autres plateformes existent et vous devez utiliser l'outil qui convient le plus à votre événement.

Nous vous recommandons de collecter des informations sur le genre, l'origine ethnique et l'adresse, car cela vous aide à voir quelles zones d'une communauté peuvent ne pas être représentées et cela éclairera votre action de sensibilisation. N'oubliez de joindre à votre formulaire une note indiquant comment les informations collectées seront utilisées, et comment elles seront stockées et traitées.

Etiquette

Le mémorandum d'entente énonce un certain nombre d'attentes liées à l'étiquette du public. Ils peuvent inclure les éléments suivants mais vous pouvez en rajouter :

•       Sera demandé d'applaudir uniquement au début et à la fin du débat.

•       Sera avisé que les applaudissements, les acclamations ou les autres manifestations durant le débat seront fortement déconseillés, à la discrétion des modérateurs.

•       Sera informé qu'il est interdit aux membres du public d'apporter des pancartes, de porter des T-shirts avec des messages politiques, etc.

•       Sera informé que

◦       les téléphones portables ne peuvent pas être utilisés durant le débat et doivent être éteints

◦       ils ne doivent pas enregistrer le débat

◦       la distribution de matériel de campagne est interdite dans l'espace de débat

Envisagez d'afficher les règles lors du débat, sur un grand panneau à l'entrée ou sur une petite carte qui est remise lors de l'enregistrement des participants. Si le débat est virtuel, les règles peuvent être partagées au début et également mises dans le chat.

Questions

Nous vous recommandons de demander au public de donner des questions qui seront posées pendant le débat, puis de demander à votre modérateur et à vos panélistes de les examiner avec une personne désignée par l'hôte ou le co-hôte du débat. Par exemple, la plate-forme Web Squarespace, comprend un module qui permet la création d'un formulaire à travers lequel les gens peuvent soumettre des questions en ligne. Ces soumissions vont ensuite dans une feuille de calcul Google avec toutes les informations que vous souhaitez collecter sur la personne afin que vous puissiez effectuer un suivi si besoin. Cette étape aide si vous souhaitez qu'une question soit posée directement par la personne qui l'a soumise.

Assurez-vous de solliciter des questions auprès des groupes communautaires locaux qui desservent diverses populations. Cela peut garantir que votre sensibilisation va au-delà des personnes qui maîtrisent la technologie ou qui se sont inscrites à l'avance pour assister au débat. Assurez-vous également de fournir une option permettant aux personnes de soumettre leurs questions enregistrées vidéo. Cela peut être fait en leur fournissant un espace pour partager une URL vers une vidéo YouTube ou un endroit pour télécharger une vidéo.

Vous pouvez faire connaître cette opportunité via votre site Web, les médias sociaux, vos co-hôtes et partenaires, et une page d'événement sur Facebook. Selon le format que vous avez créé, vous pouvez demander aux membres du public de soumettre des questions pendant l'événement sur des cartes de correspondance, par Twitter ou par texte pour débattre des bénévoles qui peuvent ensuite les fournir aux modérateurs. Cette méthode de présentation des questions doit être décrite et convenue dans le mémorandum d'entente et planifiée à l'avance.
 

TRAVAILLER AVEC LE SITE ET LA PRODUCTION

Une fois que vous avez choisi un site, rédigez un accord écrit avec eux s'ils ne vous en fournissent pas. Assurez-vous que tous les éléments dont vous avez besoin sont couverts dans l'accord, y compris les frais que vous devrez payer et les éléments qu'ils vont couvrir (en tant que contribution en nature ou parce que c'est quelque chose qu'ils fournissent régulièrement). La checklist de l'étude de site en annexe vous guideront. Assurez-vous que votre contact sur le site est la personne qui peut répondre à vos questions ou qui peut vous donner le nom de cette personne. L'adresse du site et les coordonnées doivent figurer dans votre liste de contacts principale.

Vous serez probablement en contact permanent avec le site pendant que vous vous préparez pour le débat. La liste de tâches suivante n'est qu'un guide. Vous pouvez l'ajuster en fonction de votre événement.

Les tâches à accomplir au moins deux à trois semaines avant le débat :

•       Planifier et effectuer une visite guidée avec les candidats s'ils le souhaitent

◦       Assurez-vous que tout l'équipement, tables, chaises, nappes, etc. est disponible ou le sera.

◦       Assurez-vous que tout le monde, y compris les candidats et les modérateurs, comprend le fonctionnement du système de chronométrage. Il existe plusieurs façons pour suivre le temps et montrer aux candidats où ils en sont avec leur temps. Les options silencieuses sont moins intrusives, tandis que les options audibles peuvent être plus efficaces, mais perturbatrices. Choisissez-en un, pratiquez-le et assurez-vous qu'il fonctionne pour les besoins de votre événement. Voici quelques idées :

- cloches à main

˗ sons préenregistrés (carillons doux, buzzers forts, etc.)

˗ « feux de circulation » (feux verts, orange et rouges) sur un socle ou autre dispositif

˗ comptes à rebours physiques pilotés par ordinateur

˗ des pancartes colorées (vert, jaune et rouge) qui peuvent être tenues à la vue des candidats et du public en direct

•       Ayez une signalisation pour les éléments suivants :

◦       Pour aider les gens à reconnaître le lieu une fois qu'ils sont dans la rue

◦       Montrer aux gens où se garer

◦       Où entrer dans le bâtiment

◦       Où se connecter ou remettre les billets

◦       Où ils seront assis pendant le débat

◦       Où se trouvent les toilettes

◦       Si vous avez besoin de signalisation pour vos organisations, préparez-les

◦       Plaques nominatives pour les candidats si besoin

•       Assurez-vous que les plans sont définis avec l'interprète American Sign Language (ASL), si vous en avez un.

PUBLICITÉ ET SENSIBILISATION

Même si votre débat est à l'échelle locale, vous devrez quand même rédiger et distribuer des communiqués de presse avec des annonces et des informations sur le débat. Voir cet exemple de communiqué de presse en annexe.

Il faut publier des communiqués de presse uniquement lorsque vous avez des nouvelles, par exemple :

•       Lorsque vous avez défini une date, une heure et un lieu et que vous avez commencé à communiquer avec les candidats ;

•       Lorsque les candidats ont accepté de participer ;

•       Lorsque tous les candidats participent maintenant ;

•       Lorsque vous avez lancé vos outils en ligne pour que les gens s'inscrivent pour une place dans le public et soumettent des questions ;

•       Communiquez avec les médias. Vous pouvez en savoir plus sur qui est un diffuseur, un média imprimé ou en ligne dans votre région en contactant l'association de votre état pour ces médias. Les publicités sont probablement trop chères pour votre budget, mais les médias sociaux, les calendriers communautaires locaux et les dépliants imprimés aux écoles, bibliothèques, églises, détaillants et autres établissements vous aideront à diffuser l'information.

Assurez-vous d'inviter les médias à votre événement. Rédigez et envoyez un e-mail spécifiquement aux points de vente ou aux journalistes que vous connaissez et incluez le communiqué de presse qui annonce l'événement.

Selon la taille de la communauté liée à la course du candidat, vous devrez peut-être aménager une salle de presse où la presse pourra travailler tout en regardant le débat. Coordonnez les besoins de la presse à l'avance, puis travaillez avec le site sur les arrangements. La presse appréciera votre attention à leurs besoins.

CRÉEZ UNE CHRONOLOGIE

Assurez-vous que votre liste de contacts principale partagée avec le staff du campagne et toute personne qui vous assiste dans le débat est à jour. Ces personnes voudront une chronologie d'événement, parfois appelée « le déroulement du spectacle », un document qui inclut l'heure et l'activité qui se déroulera pendant votre événement. Il doit commencer avant le début de l'événement et se poursuivre par des opportunités post-débat avec les candidats et les médias. Vous pouvez voir un exemple de chronologie d'événement durant un débat national de 2018 dans l'annexe.

Pour les débats locaux, vous pouvez travailler avec une plage de temps qui diffère de l'exemple. Modifiez la chronologie si nécessaire. Ce n'est pas grave si votre agenda de la journée est plus compressé. Par exemple, il se peut que vous n'ayez pas accès aux informations post-débat, ce que l'on appelle aussi parfois un « gaggle ». C'est à ce moment que le candidat répond aux questions des médias après le débat. Ceux-ci peuvent être planifiés par les candidats, mais les animateurs du débat aident à garantir qu'il y ait du temps et de l'espace pour les faire.

BRIEFEZ LES CANDIDATS

Les informations à discuter avec les candidats juste avant le débat doivent être basées sur ce qui a été convenu dans le ME. Le jour du débat, vous aurez déjà fait une répétition technique avec les candidats et vous leur expliquerez probablement le déroulement du débat. Durant ces périodes, vous devriez vous assurer qu'ils comprennent comment le débat va se dérouler.

Rappels pour vous et vos co-hôtes, vos partenaires et vos bénévoles :

• Les candidats ne vont pas - et ne devraient pas - recevoir des questions à l'avance. Vous pouvez choisir de leur fournir une liste de sujets, mais cela n'est en aucun cas requis ou attendu. Vous devrez pouvoir négocier sur ce point.

• Le modérateur va essayer de rappeler aux candidats au début du débat, mais vous pouvez envisager d'établir une petite liste des informations sur le contenu du mémorandum d'entente et de mettre en évidence les attentes sur le timing : combien de temps pour les déclarations d'ouverture et de clôture, combien de temps pour les réponses, s'il y a des objections, et combien de temps celles-ci peuvent être.

• Faites savoir aux candidats qu'un chronométreur sera fourni. Le mécanisme exact de mesure du temps aura déjà été sélectionné et revu lors de leur répétition technique et à nouveau lors de l'explication du déroulement le jour du débat. Il peut être rappelé aux candidats que, si nécessaire, le modérateur interrompra un candidat l'arrêter en pleine réponse si celle-ci a dépassé le temps imparti.

Le ME doit décrire comment la décision sera prise quant à qui commencera les déclarations d'ouverture et de clôture, et qui posera la première question. Cela se fait généralement par tirage au sort par pile ou face, mais dans les deux cas, cela doit être fait au moment de la répétition technique si possible, quelques semaines à l'avance, afin qu'il n'y ait pas de confusion le jour du débat.

VÉRIFIEZ LE SITE

Visitez vous-même le site le matin du jour du débat et vérifiez qu'il n'y a pas de surprises de dernière minute. Assurez-vous que vos co-organisateurs, partenaires et bénévoles sont préparés à leurs responsabilités pour la journée, qu'il s'agisse de la couverture de l'événement, des installations, de l'aide à l'inscription ou de l'orientation des personnes.

Puis, au moins trois heures avant le débat :

• Si vous avez une salle de presse, assurez-vous qu'elle est aménagée pour les médias qui seront présents.

• Effectuez une vérification technique ou une répétition pour vous assurer que tous les équipements audio, sonores et autres sont configurés et fonctionnent ; utilisez des bénévoles comme remplaçants des candidats.

• S'il y a des salles où les candidats se réuniront avec le personnel avant et après les débats, assurez-vous qu'elles sont bien aménagées.

• Mettre en place les tables d'inscription et le matériel lié à l'enregistrement des participants.

• Vérifiez et assurez-vous que toutes les dispositions que vous avez prises en matière de sécurité sont en place.

• Donner des mots de bienvenue aux membres de la presse. Soyez bref mais clair en exprimant votre gratitude pour leur participation, en renforçant les règles internes et en définissant les attentes quant à la façon dont l'événement se déroulera et leur rôle dans celui-ci.

DIFFUSION ET DISTRIBUTION

Diffusion télé, radio, Livestream via Facebook ou YouTube

Organisez des émissions de radio et une couverture télévisée si possible, en plus de la couverture par les médias d'information imprimés ou en ligne. EINPresswire fournit cette liste de médias de l'Ohio où vous pouvez trouver des sites Web et à partir de là, des informations de contact, ainsi qu'une liste similaire pour d'autres États.

S'il existe un journal non traditionnel ou d'autres moyens de couvrir votre événement, contactez-les et incluez-les dans vos listes de distribution. Un exemple est Documenters.org, des citoyens formés qui créent ". . . un nouveau dossier public basé sur des modèles de notes qui peuvent informer une gamme d'actions civiques." Vous pouvez en savoir plus en cliquant ici.

Votre débat peut atteindre les électeurs qui utilisent Internet via la page Facebook ou la chaîne YouTube de votre organisation. Cette distribution numérique crée également une archive qui continuera d'exister sur le Web et qui sera accessible longtemps après l'événement. Cependant, gardez à l'esprit que, comme le rapporte Cleveland Scene, 340 000 ménages de l'Ohio n'ont pas de service Internet. "La National Digital Inclusion Alliance, en utilisant les données du recensement, a trouvé que Lorain, Cleveland, Youngstown et Dayton figuraient parmi les villes américaines les moins bien connectées ayant 50 000 habitants ou plus." (« De nombreux habitants de l'Ohio n'ont pas accès à Internet pour participer à l'économie, aux écoles, à la vie », Cleveland Scene, 11/2/20). Ces données signifient que vous devez tenir compte de la taille de votre salle en termes de nombre de personnes pouvant assister en personne, et vous devez travailler à travers vos réseaux pour faire connaître votre événement aussi largement que possible.

Campagnes et médias

Dans le mémorandum d'entente, il y a une section intitulée « Copyright et utilisation du contenu ». Cette section s'appliquera si vous ou l'un de vos partenaires ou co-animateurs diffusez le débat. Il faudrait préciser qui détiendra le droit d'auteur pour toute diffusion résultant du débat. Vous devrez discuter avec vos partenaires et co-hôtes, surtout si l'un d'entre eux sont des entités médiatiques. Les débats pour les élus locaux peuvent être très demandés, surtout si le siège est très disputé. Par conséquent, il est préférable de se préparer à un public plus large et un plus grand intérêt médiatique que vous ne le pensez. Lorsque vous leur fournissez le document d'avis aux médias et les directives de presse, vous inclurez des informations sur le fait que le contenu sera attribué à votre organisation, ainsi que toute partie ou autre utilisation du débat.

Dans la section sur le droit d'auteur, les campagnes devront aussi accepter que " . . . ils et tous les groupes soutenant la campagne n'utiliseront pas de vidéo, d'audio ou d'images du débat dans une publicité numérique, diffusée ou imprimée." Il n'est pas rare d'être contacté par une campagne concernant la façon dont une campagne concurrente utilise ou abuse de la vidéo, de l'audio ou des images d'un débat. Assurez-vous de rappeler cet élément dans le mémorandum d'entente.

REMERCIEMENTS ET FINANCES

Remerciements

Attendez-vous à avoir beaucoup de personnes et d'organisations à remercier. Vous devriez donner la priorité à ces expressions de gratitude, surtout après un débat pour une course locale, car vous voulez être considéré comme digne d'être à nouveau l'hôte et le partenaire. Il n'y a pas de meilleur moyen de rester dans les mémoires qu'en disant merci, rapidement. Cette étape est une autre raison de vous assurer que vous avez collecté des informations de contact exactes et à jour depuis le début.

Les remerciements peuvent être des e-mails, mais les notes manuscrites se démarquent. Votre liste doit inclure :

•       Tous les candidats qui ont participé

•       Les directeurs de campagne, le personnel ou les bénévoles des candidats avec lesquels vous avez interagi

•       Les co-organisateurs, sponsors, partenaires et bénévoles

•       Le site où vous avez tenu le débat

•       Toute entité qui vous a fourni des contributions financières ou en nature

Si vous avez remercié l'une des personnes ou organisations ci-dessus avant le débat, utilisez le temps qui suit le débat pour les informer du bon déroulement de l'événement et faites-leur savoir que vous avez hâte de travailler à nouveau avec elles.

Finances

Assurez-vous de bien noter les dépenses et les revenus. Vous pouvez utiliser un tableur Excel ou Google. Ceci est important non seulement pour savoir combien vous avez dépensé globalement, mais aussi si les co-organisateurs ou partenaires ont accepté de couvrir certaines dépenses. De plus, vous allez acquérir une expérience des dépenses et des revenus et être mieux préparé pour les débats futurs.

 MÉTRIQUE

Au moment où le débat se termine, vous êtes susceptible d'avoir collecté ou d'avoir accès à des informations sur :

•       les personnes qui voulaient y assister

•       les personnes qui ont soumis des questions

•       les personnes qui sont venues au débat

•       le nombre de visites sur le site Web de votre organisation

•       le nombre de tweets sur votre événement

•       le nombre de médias qui ont couvert votre événement

•       le nombre de reportages sur votre événement

•       le nombre de co-hôtes, sponsors et partenaires que vous aviez

Rassemblez ces informations et partagez-les afin de montrer l'intérêt des électeurs pour des débats de qualité pour les élus locaux et la portée de votre collaboration. La publication de ces métriques aide également les candidats à voir le professionnalisme de votre travail et la mesure dans laquelle vous appréciez leur participation à votre événement.

De plus, vous devez créer et envoyer un questionnaire simple (avec un formulaire Google ou si votre organisation a une newsletter, la plateforme peut avoir un sondage ou un outil d'enquête) pour interroger les participants sur leur expérience :

•       Ont-ils l'impression d'avoir obtenu des informations utiles ?

•       Recommanderaient-ils d'assister ou de regarder le débat à un ami ?

•       Viendraient-ils à un futur débat ?

•       Demandez leur avis par le biais d'une question ouverte. Ayez des copies papier lors de l'événement et incluez un lien avec toute communication de suivi.

Le meilleur moment pour recueillir ces commentaires est le plus tôt possible après le débat, car vous voulez que les répondants aient un bon souvenir de l'événement, et parce que vous risquez de ne pas y arriver si vous ne le faites pas tout de suite après. Ces informations seront également utiles pour gagner des co-organisateurs, des sponsors et des partenaires lors des futurs cycles électoraux.

DEBRIEF

Dans un délai d'une semaine à dix jours après votre événement, organisez une réunion avec vos co-organisateurs, vos partenaires et les dirigeants importants pour revoir comment s'est déroulé le débat. Cette réunion sera l'occasion de considérer l'événement du point de vue de chaque personne ou organisation. L'objectif de la réunion est d'entendre les autres parler de leur expérience, y compris les forces et les réussites de l'événement, ainsi que ses éventuelles faiblesses. Rappelez aux gens qu'il ne s'agit pas d'une session pour blâmer qui que ce soit pour tout incident négatif qui aurait pu se produire, mais plutôt une occasion d'obtenir une vue d'ensemble et complète de la façon dont le débat s'est déroulé et de ce qu'on pourrait améliorer pour les débats futurs.

Le face en face entre candidats est en déclin et les électeurs perdent des occasions de voir et d'en savoir plus sur les candidats d'une manière qu'aucun autre événement ou interaction ne peut offrir. L'application de nos expériences obtenues à partir des débats que nous avons organisés pourra finalement aider les électeurs à prendre les décisions les plus éclairées.

L’Ohio Debate Commission est une organisation à but non lucratif, sans engagement politique, dont la mission est de favoriser des débats équitables, étoffés et qui encouragent la participation à notre démocratie. Notre vision et de construire un Ohio plus fort, avec des citoyens bien informés, ainsi que des agents publics, des candidats et des élus hautement qualifiés.

En 2018, un groupe d'organisations civiques et médiatiques de l'Ohio s’est joint avec des écoles supérieures et des universités afin d’organiser des débats de la plus haute qualité pour les plus hautes fonctions de l'État.

Nous avons la conviction que les débats bien conduits jouent un rôle crucial dans l’information des citoyens par rapport aux différents enjeux et les candidats aux élections. Nous pensons également que les débats se doivent d’être à la hauteur du sacrifice que représentent la fonction publique et la candidature. En ce sens, la Commission s’efforce de mobiliser des citoyens bien informés et compétents et honore le travail des candidats.

CE GUIDE A ETE FINANCE PAR LE CLEVELAND FOUNDATION ET L’AARP OHIO.

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Les informations contenues dans ce Guide sont fournies uniquement à titre informatif. En aucun cas, elles ne peuvent se substituer aux conseils des experts juridiques, fiscaux ou autres conseils professionnels pouvant corréspondre à votre situation personnelle. On ne peut, en aucun cas, s'y appuyer dans le but d'éviter les pénalités liées au Code fiscal interne ou aux règles de la Commission électorale fédérale ou de la Commission fédérale des communications.

CE MANUEL A ÉTÉ REALISE AVEC LE SOUTIEN FINANCIER DE LA CLEVELAND FOUNDATION ET DE L'AARP OHIO